E-Mail Archivierung

Seit 2002 schreibt die GDPdU* die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails zwingend vor. Die notwendigen Systeme (Hard- und Software) sind meist jedoch recht teuer und für den Mittelstand unerschwinglich.
Zusammen mit unserem Partner antispameurope bieten wir Ihnen einen E-Mail Archivierungsservice welcher bezahlbar ist.

Konforme E-Mail Archivierung erfordert eine nachweislich unveränderte Speicherung der Mails über eine lange Zeit (6, 10 oder sogar 30 Jahre). Ein Backup, Speichern oder Ausdrucken der Mails dient zwar der Sicherung der Daten, die geforderte Unveränderbarkeit der Mails ist aber nicht gegeben.
Auch lange Aufbewahrungsfristen werden für viele Unternehmen zum Problem. Günstige Archivierungssysteme sind meist nicht in der Lage, die Daten über die geforderte Zeit zu speichern. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind für kleinere Unternehmen dagegen kaum zu bezahlen. 

Bezahlbare E-Mail Archivierung für den Mittelstand
Der antispameurope E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung interner E-Mails ist optional möglich. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU*. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.
Somit haben Sie zusätzlich zur GDPdU konformen Speicherung ein Archiv all Ihrer E-Mails auf welche Sie jederzeit zugreifen können.

Die Vorteile im Überblick

• 100% Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails über 10 Jahre (optional länger)
• Ohne jegliche Eingriffe der Benutzer, vollautomatisch
• Keine Installation von Hard- oder Software beim Kunden
• Kompatibel zu allen gängigen Mail-Systemen (z.B. Exchange, Domino)
• Archivierung interner E-Mails (optional)
• Webbasierte Verwaltung, Suche per Volltextindex und nach bestimmten Suchkriterien (z.B. Datum)
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen (z.B. GDPdU)
• Bereitstellung der vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten für die Steuerbehörden
      • Unmittelbar (Z1), mittelbar (Z2), Datenträger (Z3)
• Gesicherter Datenaustausch mit Kundennetzwerk
• Zentrales Management der Systeme durch antispameurope mit 24/7 Überwachung
• Voller 24/7 E-Mail und Telefonsupport
• Betrieb in redundanten, gesicherten Rechenzentren in Deutschland

* GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, §257 IV HGB, §147 III AO (Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen etc.)